Document Required for Safety Audit
जब safety audit होता है खासकर external audit तो बहुत से ऐसे document होते हैं, जिसकी आवश्यकता होती है.ऐसे मे हमें हर हाल में वो document उपलब्ध कराने होते हैं और न कराने की स्थिति मे कंपनी के ऊपर एक बड़े fine कर डर हमेशा बना रहता हैं.
तो क्यों न उस document को पहले से तैयार रखें की audit के समय बिना किसी परेशानी के वह सभी document उप्लब्ध करा सकें जिसकी आवश्यकता हो.
तो आइये उस document के बारे मे जानने की कोशिश करते हैं जिसे खासकर external audit के दौरान हमें auditor को उपलब्ध करना होता है.
1.TBT Record –
जब TBT होता है तो ऐसे में हम कार्यस्थल पर स्थित supervisor से Tool Box Talk के बाद एक format पर sign लेते हैं की हमने TBT का संचालन daily routine basis पर कराया है और उस record को systematic रखे रखते हैं और auditor द्वारा माँगने पर तुरंत उपलब्ध कराते हैं.
2.Permit to Work –
Company के अंदर कोई भी कार्य बिना permit के शुरू नहीं होता है,ऐसे मे पिछले दिनो company के अंदर कौन-कौन से कार्य सम्पन्न हुये उसमे से किसी भी कार्य का permit record , audit के समय मांगा जा सकता है. इसलिए इसे भी सुरक्षति और क्रम मे सजा कर रखें. जिसे की मांगने के बाद आप को ढूँढने मे किसी भी प्रकार की समस्या न हो.
3.Tools and tackles inspection record –
Company के अंदर जितने भी tools, tackles का प्रयोग किया जाता है, उसका daily basis या weekly basis पर check list तैयार करते हैं. और उस record पर work site पर उपलब्ध supervisor से sigh लेकर as a record उसको भी रखते हैं, और safety audit के समय इसे अवश्य माँगा जाता है.
4.Vehicle and machine document-
आप जिस company मे काम कर रहे हैं उसमे उसमे जितनी भी गाड़ियाँ या मशीन होती हैं. उन सभी का document होता है और उस document को सुरक्षित रखना ज़रूरी होता है, safety audit के दौरान उसकी भी demand कि जा सकती हैं.
5.Vehicles and Machine Inspections Record –
आप के company के अंदर जितने भी गाड़ी और मशीने होती हैं सब का अलग-अलग inspection record होता है, और सभी को sequence मे लगा कर रखते हैं कि अगर किसी भी date का inspection record माँगा जाये तो उसे तुरंत auditor को उपलब्ध कराया जा सके.
6.Driving License Record –
चूँकि आप जहाँ काम कर रहे होते हैं वहाँ vehicles, excavator, crane आदि तो होते हैं. इसको चलाने वाले या operate करने वाले driver होते हैं. ऐसे मे उस सभी का driving license record को भी आप के पास होना चाहिए.Audit के दौरान कब किसको माँग दिया जाये यह auditor के ऊपर निर्भर करता है.
7.Work Height Permit-
Company के अंदर height job तो अवश्य होता है. ऐसे मे height पर work के लिए permit कि आशयकता होती है.ऐसे मे पिछले दिनो हुये height job और जो current date मे चल रहा है, उन सभी का Permit record रखना ज़रूरी होता है.
8.Skill Pass –
Company के अंदर crane operator, excavator operator होते हैं और सभी certified होना चाहिए. क्योकि बिना certified हुये skill pass issue नहीं होता है और इसका भी record रखना ज़रूरी होता है.
9.Safety Induction Record –
कोई भी नया कर्मचारी company के अंदर आता है तो company कि पहले प्राथमिकता होती है कि वह उस employee का safety induction कराये. Safety Induction के दौरान बहुत सारे point पर discuss किया जाता है. जिसका हम अगल टॉपिक मे चर्चा कर चूकें हैं. ऐसे मे जितने भी employee का induction किया गया है उन सब का record रखा जाता है. Safety audit के दौरान उसे भी माँगा जाता हैं.
10.Workers Medical Record –
किसी भी company मे join करने से पहले medical test का पास होना ज़रूरी होता है. इस record को भी सुरक्षित रखा जात है.Audit के दौरान Auditor यह देखना चाहता है कि company employees के health को लेकर कितना serious हैं. इसलिए audit के समय health certificate की demand की जाती है.
11.PPE’S Inspection Check List –
PPE inspection check list किसी भी company के सुरक्षा मे एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता हैं. ऐसे मे PPE Check List पर हर कंपनी बहुत ज़ोर देती है. और यह daily basis पर करने के बाद किसी भी काम को करने की अनुमति दी जाती है.ऐसे मे ऑडिट के समय इसे माँगा ही जाता है.HSE Department को चाहिए होता है इसे इसे Date के अनुसार sequence मे लगा कर रखे.
12.Fire Extinguisher Inspection Record –
आग बुझाने के लिए fire extinguisher का हर company के अंदर होना आवश्यक होता है कि आग अपने initial stage पर हो तो extinguisher के माध्यम से आसानी से काबू पाया जा सके.ऐसे मे प्रत्येक extinguisher का inspection record होता है,और audit के time इसे माँगा जाता हैं इसलिए इसे भी सुरक्षित रखें अन्यथा बड़े fine के लिए खुद को तैयार रखें.
13.Employee s Training Record –
प्रत्येक company मे employee को update करने के लिए समय -समय पर training का arrangement किया जाता हैं और कब किस topics पर ट्रेनिंग दिया गया है उसका भी record रखना ज़रूरी होता है.कभी-कभी audit करते समय इसकी भी demand कर दी जाती है.
14.JSA/HIRA/Risk Assessment –
यह एक ऐसा document work होता है जिसे हर कंपनी पूरा करती है.प्रत्येक company मे तीनों मे से किसी एक format पर work करती है कि काम के दौरान तो hazards कि संभावना बनती है उसे control मे लाया जा सके.Auditor company मे safety के level को चेक करने के लिए इसे अवश्य मांगता हैं.
इसेक अलावा बहुत सारे ऐसे document हैं जो safety audit के समय demand किया जा सकता हैं. यहाँ पर लिखेगे तो article बड़ा हो जाएगा. लेकिन जो important document है जो HSE department के पास होता है उसमे लगभग सभी को इस लेख मे mention कर दिया है.
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